你也能當時間管理高手
別把時間用錯地方了


只要是懂得「排」時間和「偷」時間的竅門,每個人都可以聰明、從容過日子。


撰文:李翠卿


企管專家馬可•麥西尼曾說過一個小故事:想像有一個戶頭,每天存進86,400元隨意

讓你使用,不過,每天晚上12點以後,不管你有沒有花完,就自動歸零,隔天又存入8

6,400元,如此週而復始。

  若這個戶頭是你的,你會怎麼做?一一定是想盡辦法,充分利用每一塊錢,甚至會想

辦法把這些錢轉投資成其他資產吧?

  事實上,每個人真的有一個這樣的戶頭,只不過存取的不是金錢,而是時間,每天存

進86,400秒,只能提取,不能增加。

  現在,你知道該怎麼做了嗎?


小心!9大時間殺手

  「我真的很想把事情做好,可是我時間不夠用!」

  你是否常有這種感慨?事實上,我們可能不是真的沒時間,而是我們把時間拿去做錯

誤的「採買」了,不知不覺浪費掉大好時光。

  以下列舉偷走我們時間的9大殺手,若能有效改進或防範,必能大大減少「力不從心」

的遺憾。



時間殺手 1 不分輕重緩急

  缺乏計畫的努力,常常只是做虛功而已,用盡全力,卻仍揮棒落空。

  光是建立工作待辦事項的清單是不夠的,必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係,

否則非常可能會陷入瑣事的地獄中,花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情,

延擱了真正要緊的事,製造日後的危機。



時間殺手 2 電話與不速之客

  電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的,因為我們永遠不知道對方會佔用多

久,也許一通電話,一個上午就泡湯了。

  許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能,過濾不必要的來電,或是長話短

說,若不是非常緊急的事,不妨禮貌告訴對方何時會回覆,等到手頭的事情告一段落

以後,再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制,但仍應掌握「長話短說」的原則。



時間殺手 3 工作環境蕪亂

  據統計,辦公桌面雜亂或資料亂放,會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產

力,必須養成物歸原處的習慣,並且把蒐集到的資料整理歸檔,別讓文件氾濫,減少

找尋文具或資料的時間。




時間殺手 4 不會說No的爛好人

  《時間管理十堂課》的作者羅勃•布萊說:「世上最容易犯的錯,就是許下過多的承

諾。」

  因為不善拒絕,名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講,但他發現,這樣只是把自己累壞

,而且擠壓到其他時間,所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約,接受邀約之前,一

定審慎評估,「若不懂得說No,就會累死自己!」

  富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管,但卻能做到天天回家吃晚飯

,其中一個秘訣就是,「除非絕對必要,否則我幾乎沒有應酬。」

  當自己實在力有未逮時,應該學著堅定地說No,不要牽扯在太多「不好意思」的情緒

中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求,這對他

人也不公平,若真的無法兌現諾言,最好還是直接言明。



時間殺手 5 拖延的壞習慣

  進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚,習慣把事情積壓到截止

期限前才處理,但那個時候已經火燒屁股了,最後不但未能如期完成,倉促下趕工的

工作品質也常出現瑕疵。

  羅勃•布萊建議,特別是處理大型專案時,更應把計畫切分為好幾部分,按部就班完

成,即使是多麼艱鉅的專案,只要切成小部分,也就沒那麼嚇人,可以各個擊破。



時間殺手 6 一次想完成太多事情

  正所謂「貪多嚼不爛」,訂定任何目標時,都應衡量自己的資源與時間,不要一口氣

想要完成太多計畫,到最後可能會處處落空。



時間殺手 7 事必躬親不懂授權

  在授權或與他人合作之前,必須先想清楚可能的風險,選擇適合的授權或合作對象,

一旦決定以後,就不要再事事插手,如此不但打亂自己的時間規劃,也會給下屬或工

作夥伴不被信任的感覺。



時間殺手 8 不必要的會議

  幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會

議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果,但無論如何,開會都應該被視作一個「必要

之惡」,即使非開不可,最好能做到準時開始及結束,盡量不要參加不重要的會議,

以避免時間消耗。

  當然,在職場中我們常是「人在江湖,身不由己」。馬可•麥西尼建議,若真的無法

選擇不開會,至少可以選擇在自己可以做到的範圍內,有效率地進行會議。



時間殺手 9 沈迷於無意義的活動

  這類事即是柯維時間管理矩陣中,歸類到第四象限的事,是既不急迫又不重要的事,

甚至可以說是一種浪費生命,例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。


  柯維認為,人們受到緊急事件的壓迫時,常想「逃避」到第四象限,這和一般能夠創

造意義的休閒不同,這種逃避只會帶來更多的空虛,同時又把未完成的事情推到更緊

急的狀態。

  以看電視為例,根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》,國人平均每天看電

視160分鐘,一年花1,000小時,若以75歲的壽命為計,從5歲開始看電視,一生總共得

耗上8年的時間看電視!試想,若平白多出8年,你能完成多少夢想?

  所以,就像名作家史蒂芬•金說的:「關掉那喋喋不休的盒子吧!」如此你的生活和

工作的品質將可大幅改善。



快速做事 Vs. 做正確的事

  若能夠避免上述9項時間管理的障礙,對掌握工作進度一定大有助益,但光是這樣的時

間管理,還不夠深入,真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」,還得把你的「

人生」考慮進去。

  傳統的時間管理,強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時

間管理觀念仍舊重視效率,但並不一味強調「快速」,而是要求人們「做正確的事」



  「不管飛得多麼快的飛機,只要方向錯了,一切都白搭,」代理富蘭克林柯維時間管

理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。



急迫的事≠重要的事

  成功學大師柯維在《與時間有約》一書中,把時間管理分為四代:第一代的時間管理

只是「備忘錄」,做一件劃掉一件;第二代時間管理則開始講究效率,重視規劃與準

備,利用行事曆與記事簿,訂定目標一一執行;第三代除了延續第二代的概念以外,

並且把「順序」的概念加進去,制訂出短中長期的目標,按優先次序予以實踐。

  至於執行的方式,不外乎是:設定目標→擬訂計畫→實踐→評估,到這個階段為止,

時間管理仍停留在「提高績效」上,若能善用這項技巧,確實可以有效改善工作品質

、創造績效。

  但有太多績效出眾,甚至是功成名就的人,在午夜夢迴之際,卻常有一種「不知為何

而戰」的空虛感。



你是急迫性偏執狂嗎?

  德國時間管理專家羅塔爾•塞維特認為,成功的秘訣,在於下列四種領域的平衡:績

效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效,偏廢其他三者,以

致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。

  我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵,我們很難想像看起來工作效率一流,遭

逢危機處變不驚,可能會是有時間管理障礙的人。

 谷事實上,這些習慣與高壓共處,甚至潛意識還愛上危機的人,實際上可能患了「急迫

性偏執」。他們熱中於解決突發狀況,並且從忙碌中得到安全感,認為愈忙的人愈重

要,閒著簡直是是種恥辱,不知不覺中,就成了急事的奴隸。

  柯維認為,急迫性偏執就好比濫用止痛藥,或許問題可以立刻得到抒解,卻無法根本

治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向,不妨參考【圖表2】,分數愈高,就表示

急迫性偏執的傾向愈重。

  新一代的時間管理觀念,強調在設定目標之前,必須先慎重思考「角色」與「人生意

義」的問題。簡單說,就是一種以「重要的事」,而非「急迫的事」為最高指導原則

的時間管理態度。



別忽略「重要但不急的事」

  事情的輕重緩急,是我們決定處理順序的根據,只不過,我們通常只把眼光著眼於「

緊急」的事情上。

  「急迫的事,就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣,逼得你非得去關掉不可,」然

而,急事不等於要事,謝寶容表示,時間管理要做得好,就是要盡可能降低事情朝緊

迫方向發展的可能性。

  她以消防隊員的工作為喻,「救火」是處理既重要又緊急的事,但救火在消防隊員的

工作時間中,所佔的比例可能不到7%,剩下的時間,其實是花在預防與救災等「重要

但沒有燃眉之急」的事情上,若是這部分做得好,就可以降低火災發生的機率。

  謝寶容呼籲,「如果我們的工作或生活,每天都處於救火狀態,你覺得這樣健康嗎?



  柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分。第一象限的

事既急迫又重要,當然得即刻處理,至於第三象限的事雖然不重要,但由於比較緊急

,因此也常耗去人們不少時間,受到這些壓力催逼,人們又習慣逃避到第四象限裡去

喘口氣(例如,看電視、閒聊、上網)。

  最後,被犧牲掉的是第二象限的事:雖然不緊急,但卻重要的事。

  第二象限的事情常與生活品質有關,例如長期的規劃、健康、人際關係等,雖沒有迫

切的危機,但我們若一直未能花時間去耕耘,日後可能未必有機會能彌補。

  「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生(或太太)永遠願意無怨無悔守候,

或是自己的身體永遠撐得住,」謝寶容承認,時間管理常是一個取捨的過程,「但你

不能把重要的東西提領一空,到那時候就太遲了。」

  因此,時間管理的最高指導原則,就是花心思在「重要」的事情上,不管它緊不緊急

。要分辨急迫的事是否重要,我們可以自問:這件事是否有助於達成某種重要的目標?

若答案是否定的,就應該歸入第三象限。


  以週為單位安排角色

  以「日」為計畫單位的時間管理,很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位,

不妨以「週」為單位做安排。

  時間管理專家建議,我們每週應勻出一段完全安靜,可以沈思的時間用來規劃下一週



  「速度不是重點!」謝寶容強調,「要緊的是,有沒有『重要』的事情放在你的計畫

中。」

  首先,釐清我們所扮演的角色(例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等),思考自

己這一週想要如何經營這個角色。

  要記住的原則是:不是把時間表填滿再來排順序,而是先列出最重要的事情再來排時

間,把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。

  比方說,若你認為「自我成長」很重要,希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本

書,就得預先空出時段來。當然,你也可以一魚二吃,例如,若同時也想要多與伴侶

互動,不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會,如此只要空出一個時段,就能滿足兩種需

求。

  把重要事情排好以後,再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後,雖

不是毫無彈性,但盡量不要去更動取消,如此一來,為了要妥貼照顧到各項需求,必

然會有意識地降低無意義的時間浪費(第四象限)。



每天「偷」一點時間做計畫

  畢竟「日」是我們生活的基本單位,完成週計畫後,還是有許多日常事務要面對,必

須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」,晚上抽出幾分鐘,想一想隔

天該怎麼作息會更有效率。

  另一位大忙人微軟總經理邱麗孟,則要求自己每天8:30以前就進辦公室,不待秘書處

理,便親自審視行程表,提早進入工作狀況,這個習慣也讓她可以在晚上8:30之前回家

陪伴家人。

  常有人抱怨老被時間追著跑,工作生活難兩全,其實,只是要懂得「排」時間和「偷

」時間的竅門,魚與熊掌,是絕對可以兼得的。

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