你也能當時間管理高手
別把時間用錯地方了
只要是懂得「排」時間和「偷」時間的竅門，每個人都可以聰明、從容過日子。
撰文：李翠卿
企管專家馬可•麥西尼曾說過一個小故事：想像有一個戶頭，每天存進86,400元隨意
讓你使用，不過，每天晚上12點以後，不管你有沒有花完，就自動歸零，隔天又存入8
6,400元，如此週而復始。
若這個戶頭是你的，你會怎麼做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至會想
辦法把這些錢轉投資成其他資產吧？
事實上，每個人真的有一個這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時間，每天存
進86,400秒，只能提取，不能增加。
現在，你知道該怎麼做了嗎？
小心！9大時間殺手
「我真的很想把事情做好，可是我時間不夠用！」
你是否常有這種感慨？事實上，我們可能不是真的沒時間，而是我們把時間拿去做錯
誤的「採買」了，不知不覺浪費掉大好時光。
以下列舉偷走我們時間的9大殺手，若能有效改進或防範，必能大大減少「力不從心」
的遺憾。
時間殺手 1 不分輕重緩急
缺乏計畫的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。
光是建立工作待辦事項的清單是不夠的，必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係，
否則非常可能會陷入瑣事的地獄中，花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情，
延擱了真正要緊的事，製造日後的危機。
時間殺手 2 電話與不速之客
電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會佔用多
久，也許一通電話，一個上午就泡湯了。
許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短
說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到手頭的事情告一段落
以後，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握「長話短說」的原則。
時間殺手 3 工作環境蕪亂
據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產
力，必須養成物歸原處的習慣，並且把蒐集到的資料整理歸檔，別讓文件氾濫，減少
找尋文具或資料的時間。
時間殺手 4 不會說No的爛好人
《時間管理十堂課》的作者羅勃•布萊說：「世上最容易犯的錯，就是許下過多的承
諾。」
因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞
，而且擠壓到其他時間，所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一
定審慎評估，「若不懂得說No，就會累死自己！」
富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯
，其中一個秘訣就是，「除非絕對必要，否則我幾乎沒有應酬。」
當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多「不好意思」的情緒
中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他
人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。
時間殺手 5 拖延的壞習慣
進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習慣把事情積壓到截止
期限前才處理，但那個時候已經火燒屁股了，最後不但未能如期完成，倉促下趕工的
工作品質也常出現瑕疵。
羅勃•布萊建議，特別是處理大型專案時，更應把計畫切分為好幾部分，按部就班完
成，即使是多麼艱鉅的專案，只要切成小部分，也就沒那麼嚇人，可以各個擊破。
時間殺手 6 一次想完成太多事情
正所謂「貪多嚼不爛」，訂定任何目標時，都應衡量自己的資源與時間，不要一口氣
想要完成太多計畫，到最後可能會處處落空。
時間殺手 7 事必躬親不懂授權
在授權或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風險，選擇適合的授權或合作對象，
一旦決定以後，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時間規劃，也會給下屬或工
作夥伴不被信任的感覺。
時間殺手 8 不必要的會議
幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會
議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果，但無論如何，開會都應該被視作一個「必要
之惡」，即使非開不可，最好能做到準時開始及結束，盡量不要參加不重要的會議，
以避免時間消耗。
當然，在職場中我們常是「人在江湖，身不由己」。馬可•麥西尼建議，若真的無法
選擇不開會，至少可以選擇在自己可以做到的範圍內，有效率地進行會議。
時間殺手 9 沈迷於無意義的活動
這類事即是柯維時間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，
甚至可以說是一種浪費生命，例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。
柯維認為，人們受到緊急事件的壓迫時，常想「逃避」到第四象限，這和一般能夠創
造意義的休閒不同，這種逃避只會帶來更多的空虛，同時又把未完成的事情推到更緊
急的狀態。
以看電視為例，根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》，國人平均每天看電
視160分鐘，一年花1,000小時，若以75歲的壽命為計，從5歲開始看電視，一生總共得
耗上8年的時間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢想？
所以，就像名作家史蒂芬•金說的：「關掉那喋喋不休的盒子吧！」如此你的生活和
工作的品質將可大幅改善。
快速做事 Vs. 做正確的事
若能夠避免上述9項時間管理的障礙，對掌握工作進度一定大有助益，但光是這樣的時
間管理，還不夠深入，真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」，還得把你的「
人生」考慮進去。
傳統的時間管理，強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時
間管理觀念仍舊重視效率，但並不一味強調「快速」，而是要求人們「做正確的事」
。
「不管飛得多麼快的飛機，只要方向錯了，一切都白搭，」代理富蘭克林柯維時間管
理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。
急迫的事≠重要的事
成功學大師柯維在《與時間有約》一書中，把時間管理分為四代：第一代的時間管理
只是「備忘錄」，做一件劃掉一件；第二代時間管理則開始講究效率，重視規劃與準
備，利用行事曆與記事簿，訂定目標一一執行；第三代除了延續第二代的概念以外，
並且把「順序」的概念加進去，制訂出短中長期的目標，按優先次序予以實踐。
至於執行的方式，不外乎是：設定目標→擬訂計畫→實踐→評估，到這個階段為止，
時間管理仍停留在「提高績效」上，若能善用這項技巧，確實可以有效改善工作品質
、創造績效。
但有太多績效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢迴之際，卻常有一種「不知為何
而戰」的空虛感。
你是急迫性偏執狂嗎？
德國時間管理專家羅塔爾•塞維特認為，成功的秘訣，在於下列四種領域的平衡：績
效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效，偏廢其他三者，以
致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。
我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵，我們很難想像看起來工作效率一流，遭
逢危機處變不驚，可能會是有時間管理障礙的人。
谷事實上，這些習慣與高壓共處，甚至潛意識還愛上危機的人，實際上可能患了「急迫
性偏執」。他們熱中於解決突發狀況，並且從忙碌中得到安全感，認為愈忙的人愈重
要，閒著簡直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。
柯維認為，急迫性偏執就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本
治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向，不妨參考【圖表2】，分數愈高，就表示
急迫性偏執的傾向愈重。
新一代的時間管理觀念，強調在設定目標之前，必須先慎重思考「角色」與「人生意
義」的問題。簡單說，就是一種以「重要的事」，而非「急迫的事」為最高指導原則
的時間管理態度。
別忽略「重要但不急的事」
事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據，只不過，我們通常只把眼光著眼於「
緊急」的事情上。
「急迫的事，就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關掉不可，」然
而，急事不等於要事，謝寶容表示，時間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊
迫方向發展的可能性。
她以消防隊員的工作為喻，「救火」是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊員的
工作時間中，所佔的比例可能不到7％，剩下的時間，其實是花在預防與救災等「重要
但沒有燃眉之急」的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災發生的機率。
謝寶容呼籲，「如果我們的工作或生活，每天都處於救火狀態，你覺得這樣健康嗎？
」
柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分。第一象限的
事既急迫又重要，當然得即刻處理，至於第三象限的事雖然不重要，但由於比較緊急
，因此也常耗去人們不少時間，受到這些壓力催逼，人們又習慣逃避到第四象限裡去
喘口氣（例如，看電視、閒聊、上網）。
最後，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。
第二象限的事情常與生活品質有關，例如長期的規劃、健康、人際關係等，雖沒有迫
切的危機，但我們若一直未能花時間去耕耘，日後可能未必有機會能彌補。
「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生（或太太）永遠願意無怨無悔守候，
或是自己的身體永遠撐得住，」謝寶容承認，時間管理常是一個取捨的過程，「但你
不能把重要的東西提領一空，到那時候就太遲了。」
因此，時間管理的最高指導原則，就是花心思在「重要」的事情上，不管它緊不緊急
。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助於達成某種重要的目標？
若答案是否定的，就應該歸入第三象限。
以週為單位安排角色
以「日」為計畫單位的時間管理，很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位，
不妨以「週」為單位做安排。
時間管理專家建議，我們每週應勻出一段完全安靜，可以沈思的時間用來規劃下一週
。
「速度不是重點！」謝寶容強調，「要緊的是，有沒有『重要』的事情放在你的計畫
中。」
首先，釐清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自
己這一週想要如何經營這個角色。
要記住的原則是：不是把時間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時
間，把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。
比方說，若你認為「自我成長」很重要，希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本
書，就得預先空出時段來。當然，你也可以一魚二吃，例如，若同時也想要多與伴侶
互動，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會，如此只要空出一個時段，就能滿足兩種需
求。
把重要事情排好以後，再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後，雖
不是毫無彈性，但盡量不要去更動取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項需求，必
然會有意識地降低無意義的時間浪費（第四象限）。
每天「偷」一點時間做計畫
畢竟「日」是我們生活的基本單位，完成週計畫後，還是有許多日常事務要面對，必
須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」，晚上抽出幾分鐘，想一想隔
天該怎麼作息會更有效率。
另一位大忙人微軟總經理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進辦公室，不待秘書處
理，便親自審視行程表，提早進入工作狀況，這個習慣也讓她可以在晚上8：30之前回家
陪伴家人。
常有人抱怨老被時間追著跑，工作生活難兩全，其實，只是要懂得「排」時間和「偷
」時間的竅門，魚與熊掌，是絕對可以兼得的。
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別把時間用錯地方了
只要是懂得「排」時間和「偷」時間的竅門，每個人都可以聰明、從容過日子。
撰文：李翠卿
企管專家馬可•麥西尼曾說過一個小故事：想像有一個戶頭，每天存進86,400元隨意
讓你使用，不過，每天晚上12點以後，不管你有沒有花完，就自動歸零，隔天又存入8
6,400元，如此週而復始。
若這個戶頭是你的，你會怎麼做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至會想
辦法把這些錢轉投資成其他資產吧？
事實上，每個人真的有一個這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時間，每天存
進86,400秒，只能提取，不能增加。
現在，你知道該怎麼做了嗎？
小心！9大時間殺手
「我真的很想把事情做好，可是我時間不夠用！」
你是否常有這種感慨？事實上，我們可能不是真的沒時間，而是我們把時間拿去做錯
誤的「採買」了，不知不覺浪費掉大好時光。
以下列舉偷走我們時間的9大殺手，若能有效改進或防範，必能大大減少「力不從心」
的遺憾。
時間殺手 1 不分輕重緩急
缺乏計畫的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。
光是建立工作待辦事項的清單是不夠的，必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係，
否則非常可能會陷入瑣事的地獄中，花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情，
延擱了真正要緊的事，製造日後的危機。
時間殺手 2 電話與不速之客
電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會佔用多
久，也許一通電話，一個上午就泡湯了。
許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短
說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到手頭的事情告一段落
以後，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握「長話短說」的原則。
時間殺手 3 工作環境蕪亂
據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產
力，必須養成物歸原處的習慣，並且把蒐集到的資料整理歸檔，別讓文件氾濫，減少
找尋文具或資料的時間。
時間殺手 4 不會說No的爛好人
《時間管理十堂課》的作者羅勃•布萊說：「世上最容易犯的錯，就是許下過多的承
諾。」
因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞
，而且擠壓到其他時間，所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一
定審慎評估，「若不懂得說No，就會累死自己！」
富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯
，其中一個秘訣就是，「除非絕對必要，否則我幾乎沒有應酬。」
當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多「不好意思」的情緒
中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他
人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。
時間殺手 5 拖延的壞習慣
進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習慣把事情積壓到截止
期限前才處理，但那個時候已經火燒屁股了，最後不但未能如期完成，倉促下趕工的
工作品質也常出現瑕疵。
羅勃•布萊建議，特別是處理大型專案時，更應把計畫切分為好幾部分，按部就班完
成，即使是多麼艱鉅的專案，只要切成小部分，也就沒那麼嚇人，可以各個擊破。
時間殺手 6 一次想完成太多事情
正所謂「貪多嚼不爛」，訂定任何目標時，都應衡量自己的資源與時間，不要一口氣
想要完成太多計畫，到最後可能會處處落空。
時間殺手 7 事必躬親不懂授權
在授權或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風險，選擇適合的授權或合作對象，
一旦決定以後，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時間規劃，也會給下屬或工
作夥伴不被信任的感覺。
時間殺手 8 不必要的會議
幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會
議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果，但無論如何，開會都應該被視作一個「必要
之惡」，即使非開不可，最好能做到準時開始及結束，盡量不要參加不重要的會議，
以避免時間消耗。
當然，在職場中我們常是「人在江湖，身不由己」。馬可•麥西尼建議，若真的無法
選擇不開會，至少可以選擇在自己可以做到的範圍內，有效率地進行會議。
時間殺手 9 沈迷於無意義的活動
這類事即是柯維時間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，
甚至可以說是一種浪費生命，例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。
柯維認為，人們受到緊急事件的壓迫時，常想「逃避」到第四象限，這和一般能夠創
造意義的休閒不同，這種逃避只會帶來更多的空虛，同時又把未完成的事情推到更緊
急的狀態。
以看電視為例，根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》，國人平均每天看電
視160分鐘，一年花1,000小時，若以75歲的壽命為計，從5歲開始看電視，一生總共得
耗上8年的時間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢想？
所以，就像名作家史蒂芬•金說的：「關掉那喋喋不休的盒子吧！」如此你的生活和
工作的品質將可大幅改善。
快速做事 Vs. 做正確的事
若能夠避免上述9項時間管理的障礙，對掌握工作進度一定大有助益，但光是這樣的時
間管理，還不夠深入，真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」，還得把你的「
人生」考慮進去。
傳統的時間管理，強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時
間管理觀念仍舊重視效率，但並不一味強調「快速」，而是要求人們「做正確的事」
。
「不管飛得多麼快的飛機，只要方向錯了，一切都白搭，」代理富蘭克林柯維時間管
理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。
急迫的事≠重要的事
成功學大師柯維在《與時間有約》一書中，把時間管理分為四代：第一代的時間管理
只是「備忘錄」，做一件劃掉一件；第二代時間管理則開始講究效率，重視規劃與準
備，利用行事曆與記事簿，訂定目標一一執行；第三代除了延續第二代的概念以外，
並且把「順序」的概念加進去，制訂出短中長期的目標，按優先次序予以實踐。
至於執行的方式，不外乎是：設定目標→擬訂計畫→實踐→評估，到這個階段為止，
時間管理仍停留在「提高績效」上，若能善用這項技巧，確實可以有效改善工作品質
、創造績效。
但有太多績效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢迴之際，卻常有一種「不知為何
而戰」的空虛感。
你是急迫性偏執狂嗎？
德國時間管理專家羅塔爾•塞維特認為，成功的秘訣，在於下列四種領域的平衡：績
效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效，偏廢其他三者，以
致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。
我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵，我們很難想像看起來工作效率一流，遭
逢危機處變不驚，可能會是有時間管理障礙的人。
谷事實上，這些習慣與高壓共處，甚至潛意識還愛上危機的人，實際上可能患了「急迫
性偏執」。他們熱中於解決突發狀況，並且從忙碌中得到安全感，認為愈忙的人愈重
要，閒著簡直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。
柯維認為，急迫性偏執就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本
治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向，不妨參考【圖表2】，分數愈高，就表示
急迫性偏執的傾向愈重。
新一代的時間管理觀念，強調在設定目標之前，必須先慎重思考「角色」與「人生意
義」的問題。簡單說，就是一種以「重要的事」，而非「急迫的事」為最高指導原則
的時間管理態度。
別忽略「重要但不急的事」
事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據，只不過，我們通常只把眼光著眼於「
緊急」的事情上。
「急迫的事，就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關掉不可，」然
而，急事不等於要事，謝寶容表示，時間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊
迫方向發展的可能性。
她以消防隊員的工作為喻，「救火」是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊員的
工作時間中，所佔的比例可能不到7％，剩下的時間，其實是花在預防與救災等「重要
但沒有燃眉之急」的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災發生的機率。
謝寶容呼籲，「如果我們的工作或生活，每天都處於救火狀態，你覺得這樣健康嗎？
」
柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分。第一象限的
事既急迫又重要，當然得即刻處理，至於第三象限的事雖然不重要，但由於比較緊急
，因此也常耗去人們不少時間，受到這些壓力催逼，人們又習慣逃避到第四象限裡去
喘口氣（例如，看電視、閒聊、上網）。
最後，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。
第二象限的事情常與生活品質有關，例如長期的規劃、健康、人際關係等，雖沒有迫
切的危機，但我們若一直未能花時間去耕耘，日後可能未必有機會能彌補。
「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生（或太太）永遠願意無怨無悔守候，
或是自己的身體永遠撐得住，」謝寶容承認，時間管理常是一個取捨的過程，「但你
不能把重要的東西提領一空，到那時候就太遲了。」
因此，時間管理的最高指導原則，就是花心思在「重要」的事情上，不管它緊不緊急
。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助於達成某種重要的目標？
若答案是否定的，就應該歸入第三象限。
以週為單位安排角色
以「日」為計畫單位的時間管理，很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位，
不妨以「週」為單位做安排。
時間管理專家建議，我們每週應勻出一段完全安靜，可以沈思的時間用來規劃下一週
。
「速度不是重點！」謝寶容強調，「要緊的是，有沒有『重要』的事情放在你的計畫
中。」
首先，釐清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自
己這一週想要如何經營這個角色。
要記住的原則是：不是把時間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時
間，把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。
比方說，若你認為「自我成長」很重要，希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本
書，就得預先空出時段來。當然，你也可以一魚二吃，例如，若同時也想要多與伴侶
互動，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會，如此只要空出一個時段，就能滿足兩種需
求。
把重要事情排好以後，再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後，雖
不是毫無彈性，但盡量不要去更動取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項需求，必
然會有意識地降低無意義的時間浪費（第四象限）。
每天「偷」一點時間做計畫
畢竟「日」是我們生活的基本單位，完成週計畫後，還是有許多日常事務要面對，必
須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」，晚上抽出幾分鐘，想一想隔
天該怎麼作息會更有效率。
另一位大忙人微軟總經理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進辦公室，不待秘書處
理，便親自審視行程表，提早進入工作狀況，這個習慣也讓她可以在晚上8：30之前回家
陪伴家人。
常有人抱怨老被時間追著跑，工作生活難兩全，其實，只是要懂得「排」時間和「偷
」時間的竅門，魚與熊掌，是絕對可以兼得的。
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