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破除開會開到死魔咒 寄給朋友   友善列印

【聯合新聞網 記者彭慧明專題報導】 前言

開會開到死,是你揮之不去的夢魘?

在職場裡,開會填滿很多上班族每周行事曆,然而會而不議、議而不決、以會養會,
確實讓人筋疲力竭。天下雜誌最近出版了一本名為譗開會開到死豃,道出很多上班族
的心聲。然而開會並不是壞事,開會也是必要的,只是要如何開得有效率、開得有意
義?

雖然開會不是愈多愈好,但是,不開絕對不會更好。除了書摘,今天我們的專題報導
也告訴您,SeedNET如何利用電子科技提高效率,擁有33家子公司的統一超商如何控制
開會時間及次數,希望對疲於開會的公司和員工,有些參考的啟示。

小陳是一家半導體製造公司的部門經理,對他來說,每天的辦公室生活,從上班開始
。一天的忙碌程度,端視會議的次數有多少。


老闆口沫橫飛 員工頻頻看表

每天,小陳固定要在早上開一個小時的生產線會議,檢討或報告對生產線效率的狀況
、問題和解決方法;每兩天的下午有固定的部門會議,每周一開完生產線會議後,要
馬上接著開跨部門的主管會議,在會議中要聽其他部門對自家的業務檢討與報告;週
五加上讀書會,週四加上練習會議簡報。至於部門同仁隨時來找他討論,「小陳啊,
來開個小會討論一下」,數也數不完。

會議,會議,會議。小陳與女友分隔兩地,經常隔著網路講話,女友抱怨他:「你一
整天都在開會,在MSN上總是『忙碌』,回到宿舍要準備其他會議,寫明天的報告
,到底有什麼時間理我?」兩人為此吵過不下十數次。

而在許多中小企業裡,開會,經常是老闆一個人的獨角戲,部屬當配角點頭,或配合
老闆發言的狀況,多過自己可以暢所欲言發表感想的機會。要不就是各部門主管輪番
上陣報告業務,但除了準備自己的報告外,其他人通通不關心對方的報告,一場會開
下來,與會者除了「如釋重負」外,只覺得浪費時間。

更慘的狀況是,當業務不好,老闆口沫橫飛開罵,希望員工「感同身受」,但與會的
員工頻頻看表、傳簡訊、寫小抄,甚至打瞌睡,會議室裡充滿強烈期待會開完早點回
家的念頭。

會議已經是現代知識經濟社會中,所有知識工作者必然要面對的狀況。除非是勞力工
作者,否則開會就是必要工作。有些人認為,開會是件浪費時間,浪費成本的事情,
但對於現代企業來說,開會的目的反而是節省成本。將所有各部門核心份子集中在一
處,提出對問題的意見並溝通,達成共識後,才能由上而下,上行下效,否則光靠組
織命令一層層達到底層,恐怕等到布告欄上的公告都被拿下來了,還有員工懞然不覺


SeedNET一周兩場 不超過五小時

但是,開會開到死一定是主管的命運嗎?越是主管,會越是多,總經理的會議肯定超
級多嗎?打開數位聯合(SeedNET)總經理程嘉君的電子記事本,一周的會議其實只安
排了兩天、兩次,兩場會議加起來不超過五小時。程嘉君說,會要開得有效率,就要
有提案、有決議,還要執行。

說來簡單,其實不易。程嘉君說,一場會議全都是主管與會,從薪水折算起來,兩小
時的開會成本就好幾萬元,為了要讓會議速戰速決,會議前就先列出議程,所有的人
資料先送到秘書處整理。

主管紀錄內容 當場認領工作

開會的同時,就做出正式決議,成為會議紀錄。這會議紀錄並非打工小弟小妹來負責
,而是同在會議中的主管現場做出來,讓現場所有的主管一起確認,並且馬上就「認
領」所有的工作,而不是等到開會後兩天,才由秘書將紀錄送到各主管手上,開始執
行。程嘉君說,拜現代科技之賜,其實數位聯合在各地的所有主管大多藉由視訊會議
參與會議,不需要全部到台北,節省不少交通成本,而透過視訊會議,甚至還有電子
白板,全台主管都看得到會議紀錄,就在線上做確認。

雖然難免會有主管對開會很排斥,不過程嘉君認為,開會很有必要,甚至是企業培養
未來潛在主管的場合。每周三的例行會議中,程嘉君會固定聽取基層主管或部門主管
的報告,如果講得邏輯不通,就會被他念,「會議也是訓練經理人做報告的場合」。

統一超 一小時一單位

而對擁有33家分公司的統一超商來說,開會更是常事。統一超商公共事務部經理王文
欣說,其實公司裡的會議時間不長,通常都是以一小時為一單位,大家要有很清楚的
會議目的,就不會夾纏不清。事前大家都要做功課,會議一定是用來溝通和達成決議
,會後會有專人監督進度。

為了讓主管在會議中不光是提出報告,也可以成長,統一超每個月底還有次集團月會
,33家子公司主管會輪流報告自家企業的經營狀況和經驗分享,王文欣說,雖然有時
候聽到企業虧損的壞消息,但更常聽到各企業因為交換意見而激盪出新的商機。可見
得只要能夠資訊交換,一個有效率的會議,絕對可以避免主管開會開到死的魔咒。



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